Feuille de route de l’infrastructure de recherche pour 2019, validée par le Conseil des Membres du GIS CollEx-Persée

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L’infrastructure de recherche CollEx-Persée est organisée de manière distribuée entre de grandes bibliothèques de recherche, une plate-forme nationale (Persée), la BnF et des opérateurs nationaux en IST (ABES, CTLES, INIST/CNRS). Un groupement d’intérêt scientifique (GIS), porté par la Bibliothèque nationale et  universitaire pour une durée de 6 ans (2017-2022), réunit ces acteurs.

Son objectif est de faciliter l’accès et l’usage des gisements documentaires présents dans les bibliothèques et institutions patrimoniales par les communautés de chercheurs, pour tous les matériaux de recherche dans un périmètre pluridisciplinaire.

Le GIS constitue un cadre d’élaboration des politiques nationales pour la numérisation et la conservation partagée ainsi qu’un cadre de mise en œuvre d’actions concertées, notamment pour l’acquisition de ressources numériques très spécialisées.

Après une année 2017 de constitution du GIS, 2018 a été la première année opérationnelle grâce à l’activité de ses différentes instances, au lancement de l’appel à projets et à plusieurs études menées dans le cadre de groupes de travail. La feuille de route 2019 souhaite prolonger, développer et structurer ces actions, tout en favorisant le renouvellement du fonctionnement du GIS et la valorisation de ses résultats.

1. Animer et consolider le réseau

Les acteurs du dispositif sont nombreux : bibliothèques délégataires, associées, labellisées, opérateurs de l’IST, chercheurs… Cette notion de réseau demande à être consolidée dans la continuité d’opérations déjà entamées en 2018 : journées thématiques ou disciplinaires organisées par les bibliothèques en co-construction avec les chercheurs de leurs disciplines, journées d’étude ou séminaires sur des axes structurants communs.

Au printemps 2019, deux journées professionnelles seront proposées sur la base des projets retenus dans le cadre des appels à projets afin de susciter un partage d’expérience sur des thématiques fédératrices à vocation nationale. Les organismes de formation seront associés à ces manifestations (Enssib, GIS Urfist, CRFCB,…) afin de mieux identifier les besoins émergents au sein des bibliothèques et construire des cursus de formation en lien avec ces demandes. Pour fédérer la communauté universitaire autour des thématiques CollEx-Persée, une journée d’étude, en partenariat avec la CPU, sera proposée à l’automne 2019. De même, une nouvelle rencontre avec les établissements allemands se tiendra à Strasbourg, au moment même où le modèle des FID (Fachinformationsdienst), dont certains éléments avaient inspiré CollEx, est en cours d’évaluation en Allemagne.

Dans le contexte actuel de l’IST, le GIS souhaite formaliser de nouveaux partenariats, en particuliers avec la TGIR Huma-Num, dont l’activité, le réseau et les outils pourraient nourrir l’offre de CollEx, et avec ISTEX, dont la plate-forme aurait vocation à accueillir les achats en licences nationales effectués par le GIS.

Par ailleurs, l’articulation avec le Comité pour la science ouverte (CoSO) doit être clarifiée et renforcée, grâce notamment à la présence de membres de CollEx-Persée au sein des différents collèges mis en place.

Il conviendra également de se préparer dès 2019, en concertation avec l’Alliance Athéna, à l’actualisation de la feuille de route des infrastructures de recherche (en IST) prévue pour 2020.

2. Conforter les programmes nationaux

Le programme cartographie souhaite aboutir sur le web à un outil ou service qui fasse le lien entre les communautés de chercheurs et les gisements documentaires utiles à leurs recherches et actualisé en continu. Cela passe par plusieurs actions concertées et concomitantes : l’enrichissement de cartographies documentaires existantes (via les répertoires du Catalogue collectif de France (CCFr) de la BnF et ceux de l’Abes) et la production d’une cartographie scientifique en lien avec la cartographie documentaire. Début 2019, une version préliminaire, consultable en ligne, sera réalisée. Elle présentera un premier périmètre d’informations (les fonds d’excellence du réseau), étendu par la suite à un second périmètre : les collections d’excellence labellisées. La notion de réseau documentaire, qui structure fortement le dispositif CollEx-Persée, sera prise en compte. Mi-2019, les résultats de l’enquête en cours consacrée au recueil des attentes et des usages potentiels des responsables documentaires et des communautés de chercheurs vis à vis d’un outil de cartographie documentaire et scientifique permettront de préciser les axes de développement que doit suivre le projet. On disposera ainsi des éléments objectifs pour entrer dans une phase opérationnelle et lancer, d’ici fin 2019, un prototype dont le descriptif fonctionnel et les scénarios d’implantation plausibles, permettront au GIS de décider la solution à mettre en place.

Le programme acquisitions électroniques entend lancer ses premières négociations, en étroite association avec Couperin et l’Abes. Les choix se porteront sur les besoins exprimés par les communautés scientifiques interrogées à l’automne 2018 dans le cadre d’une enquête qui a vocation à devenir annuelle. Ces propositions seront ensuite évaluées et priorisées au printemps 2019 par le conseil scientifique du GIS. Des comités composés d’un référent scientifique (issu d’une bibliothèque CollEx), d’un expert de Couperin et d’un expert de l’ABES, seront ensuite formés pour mener les négociations et procéder à l’achat. Un vademecum est mis à disposition des comités de négociation pour guider leur action.

Le programme concernant la fourniture de document à distance (FDD) connaitra de nouveaux développements sur la base du rapport d’étude remis au ministère en novembre 2018. Un groupe de travail ad hoc est prévu afin de sélectionner un scenario et de le mettre en œuvre à partir d’un panel d’établissements volontaires.

Concernant la numérisation, de nombreux programmes ont fortement contribué à la dématérialisation et à la diffusion de corpus et de vastes collections en mobilisant chercheurs, bibliothèques, archives et opérateurs. Le groupe BSN5 de la Bibliothèque scientifique numérique avait dressé ce constat et également souligné les faiblesses liées à une très grande dispersion des efforts et la pertinence d’un dispositif national de pilotage concerté. En 2019, CollEx-Persée présentera le cadre général de son action en matière de numérisation. La perspective retenue est celle d’une numérisation enrichie et qualitative au service de la recherche et répondant aux problématiques de structuration des documents, de manipulation des données qui en sont issues et de pérennité. D’un point de vue méthodologique, le GT Numérisation s’appuie sur l’enquête Numérisation réalisée en 2018, sur les réponses au premier appel à projets CollEx-Persée et sur le conseil scientifique du GIS. Il mobilise largement les experts du domaine (opérateurs, plateformes, bibliothèques, archives) et les communautés de chercheurs. Quatre principes directeurs orientent ses travaux : la collaboration étroite des chercheurs et des structures documentaires ; un fonctionnement en réseau avec un rôle structurant de Persée ; la mutualisation d’outils de production et de diffusion pour assurer l’efficience du dispositif ; la contribution à la science ouverte. Le livrable attendu est une politique nationale de numérisation déclinée en orientations stratégiques, axes d’intervention, modalités de mise en œuvre sur la durée du GIS et indicateurs d’évaluation.

Un nouveau programme structurant sera mené autour de l’archivage pérenne, compris comme la mise en œuvre de processus de caractérisation, documentation, normalisation et migration des fichiers numériques constitutifs des corpus de la recherche aux fins de limiter au mieux les risques de perte et d’assurer leur accessibilité de long terme. Si les projets de recherche et de développement documentaire impliquant la numérisation ou la collecte de matériaux nés numériques sous des formats extrêmement divers (bases de données, fichiers audio, vidéo, multimédia, sites web, ressources électroniques…) intègrent généralement la problématique de leur stockage brut et de leur diffusion à court terme, les solutions actives de pérennisation nécessaires au maintien de l’accès à certaines de ces ressources particulièrement précieuses ou fragiles ne sont en effet quasiment jamais envisagées. Cet « angle mort » dans la gestion des données et des sources de la recherche, auquel aucun dispositif, outillage ni opérateur national de l’ESR n’apporte aujourd’hui de solution fonctionnellement ou économiquement satisfaisante, doit être une préoccupation de CollEX-Persée dans cette phase d’investissement où de nombreuses ressources sont de fait produites ou transformées sans garantie de pérennisation. Si le GIS n’a pas vocation à embrasser l’ensemble d’un sujet qui interroge plus largement les infrastructures documentaires et de recherche à l’échelle nationale, il s’efforcera d’engager une démarche de pédagogie et de sensibilisation sur le sujet, d’identifier ( notamment par la mise en place d’un groupe d’intérêt et d’expertise dédié) les besoins et problématiques propres aux établissements de CollEX-Persée et d’initier un dialogue spécifique avec des opérateurs compétents (dont le CINES, la BnF, Huma-Num, les archives publiques…). La contribution de CollEx-Persée sera en particulier de définir avec et pour les membres du réseau une politique de la chaîne de collecte/production, accès et conservation à long terme, en fonction d’une typologie des produits et des données et de l’intérêt d’un archivage à long terme ou pas.

Enfin, le GIS CollEx-Persée se réserve la possibilité de soutenir des projets que le réseau voudrait porter en-dehors du seul système des appels à projets. Cette opportunité ouverte en 2019 sera encadrée par des critères stricts, en particulier celui de comporter une dimension nationale, au bénéfice de la communauté scientifique, avec un partenariat large, en lien avec les usages documentaires de la recherche et pour valoriser des ressources de l’enseignement supérieur. Ces projets seront étudiés par le conseil scientifique puis soumis à l’approbation du conseil des membres.

3. Mieux communiquer et valoriser les actions du GIS

Après une première année de fonctionnement, le GIS CollEx-Persée a entrepris une évaluation et une refonte de ses outils de communication (site web : collex.eu, Twitter : @COLLEX_IR, listes de diffusion). Cet enjeu est majeur pour l’infrastructure de recherche qui, malgré de très nombreuses réalisations au profit du monde scientifique, manque encore de visibilité auprès de la communauté des chercheurs mais aussi souffre d’un déficit de communication au sein même de son réseau distribué sur plusieurs établissements documentaires et opérateurs nationaux. Une prestation ayant pour objet un accompagnement dans la phase de définition des besoins, suivie de la mise en place d’une phase de design thinking et la conception du nouveau site web a été lancée fin 2018. Un nouveau site est prévu d’ici l’été 2019. Pour alimenter son site mais aussi dans le cadre de l’organisation de plusieurs évènements essentiels durant l’année, pour valoriser et diffuser ses travaux et résultats, le GIS a besoin de consolider ses moyens dans le domaine de la communication. Aussi, un recrutement ad hoc serait nécessaire pour soutenir cette activité.